จดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์

จดหมายเหตุ : Archives

ความหมายของ "จดหมายเหตุ"

คำว่า “จดหมายเหตุ” (Archives) แบ่งความหมายได้ ๓ นัย คือ ๑) พื้นที่ สถานที่ หรืออาคารที่เก็บเอกสารที่มีคุณค่าขององค์กร ๒) หน่วยงานที่รับผิดชอบการคัดเลือก เก็บรักษาและให้บริการเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องขององค์กร ๓) เอกสารประวัติศาสตร์ขององค์กรที่มีคุณค่าต่อเนื่อง

คำจำกัดความของ “จดหมายเหตุ” ในทัศนของนักวิชาการจดหมายเหตุ T.R. Schellenberg หมายถึง “เอกสารที่ได้คัดเลือกว่ามีคุณค่าเพื่อการอ้างอิงและศึกษาวิจัยและนำมาจัดเก็บ ดูแลรักษาไว้ในสถาบันจดหมายเหตุ” ซึ่งความหมายในทัศนของ Schellenberg เป็นที่ยอรับโดยทั่วไปเนื่องจากมีข้อความที่บ่งชี้และนำไปปฏิบัติได้

แต่มีนักวิชาการบาลกลุ่มที่ยอมรับในคำจำกัดความของ Sir Hilraly Jenkinson ที่ว่า “เอกสารที่ได้สะสมโดยกระบวนการตามธรรมชาติในการดำเนินงานของภาครัฐหรือเอกชน และได้นำมาดูแลรักษาเพื่อการอ้างอิงโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบ”

สิ่งที่ควรคำนึงเป็นพิเศษสำหรับการคัดเลือกว่าเอกสารชิ้นใดถือเป็นจดหมายเหตุ นอกจากจะขึ้นอยู่กับอายุของเอกสารแล้ว (ตามระเบียบของกรมศิลปากรระบุว่าต้องมีอายุตั้งแต่ ๒๕ ปีขึ้นไป) ยังต้องพิจารณาว่าเอกสารนั้นมีคุณค่าต่อเนื่องหรือไม่ อย่างไร คือมีคุณค่าต่อเนื่องต่อการศึกษาค้นคว้า วิจัย หรือมีคุณค่าต่อเนื่องที่แสดงถึงประวัติการพัฒนา กิจกรรม โครงการ แผนงาน เหตุการณ์ บุคคล สถานที่ขององค์กร และเอกสารนั้นต้องเป็นต้นฉบับ

จดหมายเหตุสำคัญอย่างไร

  • เป็นความทรงจำขององค์กรที่ช่วยในการวางแผน ตัดสินใจ ดำเนินงานให้มีคุณภาพ ต่อเนื่อง เข้าถึงประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ มุมมองทางประวัติศาสตร์
  • เป็นการนำทางไปสู่ประสบการณ์ของผู้อื่น อันสามารถนำมาเป็นบรรทัดฐานหรือบทเรียน
  • เป็นหลักฐานแสดงถึงสิทธิประโยชน์ ความชอบธรรม ความนับถือและการสานสัมพันธ์ของสังคม
  • เป็นแหล่งเพื่อความเข้าใจถึงตัวตนของบุคคลหรือขององค์กร
  • เป็นเครื่องมือสื่อไปสู่คุณค่าทางการเมือง สังคมและวัฒนธรรม

กระบวนการดำเนินงานจดหมายเหตุ

๑. การประเมินคุณค่าเอกสาร (Identify / Apprasial) นักจดหมายเหตุหลายท่านรวมถึงสถาบันจดหมายเหตุแต่ละแห่งมีหลักเกณฑ์ในการประเมินคุณค่าของเอกสารต่างกันไป แต่โดยรวมแล้วมีประเด็นร่วมกันอยู่ ๕ ประการ คือ ๑) มีอายุเก่าเกินกว่า ๒๕ ปีขึ้นไป ๒) เอกสารนั้นให้ประสบการณ์สะท้อนถึงความสำเร็จหรือความล้มเหลวในอดีต ๓) มีคุณค่าควรแก่การเก็บรักษา ๔) เป็นเอกสารต้นกำเนิด ๕) เกี่ยวพันกับบุคคล เหตุการณ์ สิ่งของที่สำคัญ

๒. การจัดหาหรือการรับเอกสาร (Acquire) แต่ละแห่งจะมีที่มาของเอกสารต่างกันออกไป อาทิ การรับอภินันทนาการ การรับมอบหรือโอนย้าย การซื้อ หรือการยืม อย่างไรก็ตาม องค์กรต้องกำหนดนโยบายการจัดหารเอกสารจดหมายเหตุที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร

๓. การดูแลรักษา (Maintain) ครอบคลุมทั้งการจัด การลงทะเบียน การจัดทำหลักฐาน เครื่องมือควบคุม การช่วยค้นเอกสาร และการสงวน ป้องกัน รักษาเอกสารจดหมายเหตุ

๔. การใช้หรือการอ้างอิง (Provide / Access) การทำให้เอกสารหรือสารสนเทศที่อยู่ในเอกสารจดหมายเหตุที่สถาบันเก็บรักษา ได้นำไปสำรวจหรือนำไปศึกษา วิจัย โดยผู้ใช้ ข้อสำคัญที่สุดคือต้องใช้เอกสารจดหมายเหตุภายในพื้นที่ของสถาบันจดหมายเหตุเท่านั้น ห้ามมิให้นำออกนอกสถาบันจดหมายเหตุในทุกกรณี

พิพิธภัณฑ์ : Museum

ความหมายของพิพิธภัณฑ์

สภาการพิพิธภัณฑ์ระหว่างชาติ (International Council of Museum) ให้ความหมายของคำว่าพิพิธภัณฑ์ไว้ว่า คือ “สถาบันใดก็ตามที่ตั้งขึ้นโดยไม่หวังผลประโยชน์หรือ หากำไร จัดตั้งขึ้นเพื่อบริการ รับใช้สังคมและเพื่อการพัฒนาสังคม และเปิดให้สาธารณะชนทั่วไปเข้าชม จัดแสดงเผยแพร่โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อการศึกษาหาความรู้ เพื่อการศึกษาเล่าเรียน และเพื่อบันเทิงใจต่อหลักฐานทางวัตถุ”

ความเป็นมาของพิพิธภัณฑ์ในประเทศไทย

วัฒนธรรมการสะสมสิ่งของหรือวัตถุจากสถานที่ต่างๆ เริ่มต้นจากประเทศในแถบยุโรป เมื่อเกิดการขยายตัวของลัทธิล่าอาณานิคม นำโดยอังกฤษและฝรั่งเศส สำหรับประเทศไทยนั้นเริ่มต้นมีพิพิธภัณฑ์ครั้งแรกในรัชสมัยพระบาทสมเด็จพระจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว เมื่อทรงโปรดเกล้าฯ ให้นำสิ่งของมีค่าทางประวัติศาสตร์ต่างๆ มารวบรวมไว้ในพระที่นั่งประพาสพิพิธภัณฑ์

ต่อมาในสมัยพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว ภายหลังจากที่เสด็จประพาสน์ประเทศต่างๆ ในยุโรปและได้ทรงรับเอาแนวคิดในการจัดตั้งพิพิธภัณฑ์มาจัดตั้งในประเทศสยามเพื่อเป็นการแสดงความมีอารยธรรมและแสดงความศิวิไลซ์ของประเทศสยาม โดยทรงโปรดเกล้าฯ ให้สร้างพิพิธภัณฑ์ขึ้นภายใน ศาลาสหทัยสมาคม เมื่อวันที่ ๑๙ กันยายน ๒๔๑๗

วันที่ ๑๙ กันยายน ของทุกปีจึงถือเป็นวันพิพิธภัณฑ์ไทย

ปี พ.ศ. ๒๔๖๙ พระบาทสมเด็จพระปกเกล้าเจ้าอยู่หัว เสด็จพระราชดำเนินทรงเปิดพิพิธภัณฑสถานสำหรับพระนคร ต่อมาเปลี่ยนชื่อเป็น พิพิธภัณฑสถานแห่งชาติ พระนคร สังกัดกรมศิลปากร กระทรวงวัฒนธรรม

ความสัมพันธ์ระหว่างพิพิธภัณฑ์และนิทรรศการ

คำว่า นิทรรศการ ถูกนำมาใช้ครั้งแรกในปี พ.ศ.๒๕๐๐ แต่เดิมนั้นการจัดแสดงต่างๆ เราใช้ทับศัพท์ภาษาอังกฤษ Exhibition โดยออกเสียงตามความคุ้นปากของคนไทยว่า “เอกฮิบิเชน”

วัตถุประสงค์ประการหนึ่งของการมีพิพิธภัณฑ์คือต้องเผยแพร่ให้สาธารณชนได้ชม แต่การจัดแสดงเอกฮิบิเชนในสมัยก่อนไม่เป็นที่นิยมของชาวสยาม เนื่องด้วยชาวสยามไม่คุ้นเคยกับการเที่ยวชมงานประเภทนี้ จึงได้มีการดึงดูดประชาชนด้วยการจัดเป็นตลาดขายสินค้า ก่อนจะพัฒนามาเป็นงานกาชาดในทุกวันนี้

การจัดเอกฮิบิเชนครั้งใหญ่ที่สุดครั้งหนึ่งของสยามเกิดขึ้นเมื่อปี พ.ศ.๒๔๒๕ ที่ท้องสนามหลวง ใช้ชื่อว่า นาเชนแนลเอกฮิบิเชนสมโภชพระนครครบรอบ ๑๐๐ ปี จนถึงในปี พ.ศ.๒๔๖๘ ได้มีการเตรียมการจัดแสดงเอกฮิบิเชนครั้งใหญ่อีกครั้ง เรียกว่า “สยามรัฐพิพิธภัณฑ์” โดยเตรียมพื้นที่จัดงานบริเวณสวนลุมพินีวัน แต่งานถูกยกเลิกไปเสียก่อน พื้นที่บริเวณนั้นจึงกลายเป็น สวนลุมพินี สวนสาธารณะที่เก่าแก่ที่สุดของประเทศ

การบริหารงานพิพิธภัณฑ์

  • Maintaining ต่อตัวชุดนิทรรศการ วัตถุพิพิธภัณฑ์ (Collection) สภาพแวดล้อม และบุคลากรผู้ดำเนินงาน
  • Studying การศึกษาผู้ชมว่าผู้ชมต้องการอะไร ศึกษาพฤติกรรมผู้เข้าชม และความสนใจของผู้ชมที่แปรเปลี่ยนไปตลอด
  • Promoting การประชาสัมพันธ์ของพิพิธภัณฑ์ หมายรวมถึงผู้ให้การสนับสนุน
  • Updating พัฒนาองค์ความรู้ ผู้ชม สังคม และวัฒนธรรม

รายการอ้างอิง


เอกสารประกอบการฝึกอบรมทางวิชาการหลักสูตร “การบริหารงานจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์” จัดโดย สมาคมจดหมายเหตุสยาม วันที่ ๒๗-๒๙ เมษายน ๒๕๕๒

Personal Tools