วันพุธที่ 3 กันยายน 2557 เวลา 13.00 – 16.30 น.
ณ ห้องประชุมชั้น 2 หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล
ตัวแทนผู้เข้าประชุม
นางสาวณิชดาภา อัจฉริยสุชา
นางสาวกนกพร งามสว่างรุ่งโรจน์
1. เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
1.1 สรุปผลการจัดชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) ของกลุ่มงานเทคนิค รวมถึงการคัดเลือกประธาน ผู้ประสานงาน และเลขานุการประจำกลุ่มงานเทคนิค ผลคือ คุณวัฒนา ได้รับการเสนอเป็นประธานและผู้ประสานงานของกลุ่ม และคุณอภิชยาภา ได้รับการเสนอเป็นเลขาประจำกลุ่ม แต่ในที่ประชุมคุณวัฒนาอยากให้มีการพิจารณาเสนอชื่อใหม่ โดยอยากให้เลือกคนรุ่นใหม่มากกว่า ซึ่งนำเข้าที่ประชุม CoPs อีกครั้ง
1.2 สรุปผลโครงการปรับปรุงฐานข้อมูล Mahidol IR ยังไม่มีการสรุปผล
1.3 การจัดกิจกรรมมหิดลบุ๊คแฟร์ประจำปี 2557 โดยในที่ประชุม คุณพรรณทิพาได้เสนอและแจกแจงตารางการจัดงานในแต่ละที่ไว้คือ
27-31 ต.ค. 57 มหาวิทยาลัยบูรพา
3-7 พ.ย. 57 มหาวิทยาลัยมหาสารคาม
10-14 พ.ย. 57 มหาวิทยาลัยสุรนารี
12-18 ม.ค. 58 มหาวิทยาลัยขอนแก่น และมหาวิทยาลัยเชียงใหม่
มีข้อสรุปว่า กำหนดการจัดงานปีนี้ คือ 27-31 ต.ค. 57 โดยคณะกรรมการจัดกิจกรรม Bookfair ของหอสมุดฯ ทั้งนี้รายได้จากการจัดงานจะมีการนำเข้ากองทุนห้องสมุดดนตรีสมเด็จพระเทพฯ เพื่อใช้ในการปรับปรุงห้องสมุดดนตรีฯ ในปีหน้า (ทั้งในด้านครุภัณฑ์, อุปกรณ์, เทคโนโลยีต่าง ๆ) เพื่อเฉลิมฉลองปีพระราชสมภพของสมเด็จพระเทพรัตนสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี
1.4 เรื่องแจ้งเพื่อทราบจากหัวหน้าฝ่าย/หัวหน้างาน มีดังนี้
– เรื่องฐานข้อมูล OCLC โดยคุณวัฒนาได้แจ้งปัญหาจากการ Batchload ของ OCLC เพราะทำให้ไม่รองรับภาษาไทย จะมีดำเนินการแก้ไขปรับปรุง และการนำ 100 ระเบียนมาทำการทดสอบการใช้งานใหม่ต่อไป ส่วนคุณพรจิตต์แจ้งว่า มีการเปลี่ยนรหัสจาก M6U เป็น MHDOL
– เรื่อง Millenium INNOPAC Cataloging ได้มีการ upgrade เป็น version 2011 1.6_5 เพื่อรองรับระบบ Sierra ซึ่งจะมีการเปลี่ยนในปลายปีเพือ่ให้ Client ทำงานแทนได้ใน Window โดยจะมีการผูกโยงสิทธิ์ทั้งหมดผ่าน Login เดียวในทุก Module ในแต่ละงาน (Circulation, Cataloging, Serial) การปรับปรุงระบบจะเริ่มกระบวนการดำเนินการในช่วงปลายกันยายน โดยจะมีการติดตั้งและการถ่ายโอนข้อมูล มีผลให้ผู้ปฏิบัติงานต้องยุติการใช้งานระบบชั่วคราว โดยจะใช้เวลาการปรับปรุงราวๆ 3 เดือน โดยให้ผู้ปฏิบัติงานเสนอแจ้งข้อมูลระเบียนที่ควรลบ เพื่อลดจำนวนการเก็บพื้นที่ในการทำงานของระบบ คาดว่าช่วงกลางเดือนธันวาคมจะสามารถใช้งานระบบตามปกติได้ หลังจากนั้นจะมีการแต่งตั้งคณะกรรมการในการดูแลระบบใหม่ ซึ่งจะให้มีตัวแทนที่รับผิดชอบจากแต่ละห้องสมุดมาทำข้อตกลงรับทราบร่วมกัน
– คุณอังคณา แจ้งว่า ห้องสมุดคณะเภสัชศาสตร์ได้มีการจัดภูมิทัศน์ห้องสมุดใหม่ (ตั้งแต่เดือนก.ค.- ปัจจุบัน) โดยทำการแยกหนังสือ closed stack และหนังสือที่จะจำหน่าย ออกจากห้องสมุด (ทั้ง หนังสือที่ไม่เกี่ยวข้อง, เก่า, หนังสือฉบับที่ 2,3… ) ซึ่งเป็นหนังสือที่พิมพ์ปี 2529 เป็นต้นไป และบางส่วนก็มีการส่งมอบให้หอจดหมายเหตุของหอสมุดและคลังความรู้ฯ ด้วย
– คุณวัฒนา แจ้งว่า ระเบียนรายการหนังสือที่ต้องการลบให้แจ้งมาด้วย แต่หากมีระเบียนที่ใช้ร่วมกับที่อื่นให้ใส่ n ที่ Bcode 3
2. รับรองรายงานการประชุมครั้งที่ 2/2557 เมื่อวันพุธที่ 23 เมษายน 2557
โดยในที่ประชุมมีการแจ้งแก้ไขเพิ่มเติมเอกสารการประชุมที่ผ่านมาดังกล่าว
3. เรื่องสืบเนื่อง
3.1 การตรวจสอบคุณภาพระเบียนบรรณานุกรมด้วยโปรแกรม MARC Analyzer
ในที่ประชุมได้แจ้งว่า มีการ Review file ระเบียนส่งให้คุณรักชนกตรวจสอบบ้างแล้วบางส่วน ซึ่งคุณรัชนี ได้ส่งระเบียนในระหว่างปี 2008-2013 จากการทดสอบตรวจสอบพบว่า ข้อมูลที่ผิดส่วนใหญ่คือ ส่วน leader 7-8, Country code, Call no. ยังมีใส่ผิดบ้าง ส่วนคุณพรรณทิพา แจ้งว่า E-Book มักจะบันทึกข้อมูลผิดในจุด leader 17-19 และคุณอุษณีย์แจ้งว่า วารสาร มักจะบันทึกข้อมูลผิดจุด leader 17-19 เช่นกัน ทั้งนี้คุณวัฒนาจะทำการตรวจสอบหาข้อผิดพลาดของระเบียนต่อไป และแจ้งให้แต่ละห้องสมุดทราบว่าหากห้องสมุดแห่งใดพร้อมสามารถส่งตรวจมาได้เพื่อจะได้ดำเนินการพร้อมกันทีเดียว ทั้งนี้ส่วนคณะอื่นๆ ได้แจ้งว่ากำลังอยู่ในระหว่างดำเนินการส่งระเบียนให้ตรวจสอบต่อไป
3.2 การวิเคราะห์ภาระงานเพื่อกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานของงานเทคนิคห้องสมุด
จากการแต่ละบุคคลได้บันทึกภาระงานที่ปฏิบัติ โดยรวบรวมงานที่ได้บันทึกในงานเทคนิคห้องสมุดของหอสมุดฯ เพื่อนำมาจัดกลุ่มเพื่อทำ MU Workpoint ซึ่งจะเริ่มขึ้นในปี 2558 โดยให้แจ้งอีเมล์ไปที่คุณอังคณาภายในวันศุกร์หน้า
3.3 แผนการดำเนินงานโครงการพี่เลี้ยงเพื่อถ่ายทอดความรู้/ปฏิบัติงานแทนของบุคลากรฝ่ายงานเทคนิคห้องสมุด
โดยมีการรวบรวมบุคลากรที่เกี่ยวข้องในงานมาทำการเข้าประชุมแทน ซึ่งคณะอื่นอยู่ในระหว่างดำเนินงาน
4. เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
4.1 แนวทางการกำหนดหลักเกณฑ์การจัดสรรงบประมาณเพื่อจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศ
– โดยที่ประชุมแจ้งว่า เนื่องจากสำนักวิทยบริการ มหาวิทยาลัยขอนแก่นได้ขอ Benchmark กับทางหอสมุดฯ ในงานจัดหาทรัพยากรสารสนเทศด้านการจัดซื้อ ซึ่งตามปกติที่อื่นจะมีสูตรเงื่อนไขในการซื้อ ในที่ประชุมมีการยกตัวอย่างห้องสมุดที่มีสูตรในการจัดซื้อ อาทิ สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา, สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยศิลปากร วิทยาเขตสนามจันทร์, สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เป็นต้น โดยกำหนดเงื่อนไข เช่น ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อทรัพยากรสารนิเทศต่อจำนวนนักศึกษา 1 คน เป็นต้น แต่เนื่องจากหอสมุดฯ ยังไม่มีการกำหนดสูตรหรือเงื่อนไขในการจัดซื้ออย่างเช่นที่อื่นๆ ดำเนินการ ดังนั้น ประธานได้เสนอให้ห้องสมุดในแต่ละแห่งในมหาวิทยาลัย ให้ข้อมูลตัวเลขงบประมาณการจัดซื้อที่ได้รับจัดสรรแต่ละปี ซึ่งมีแยกการจัดซื้อตามระดับการศึกษาของนักศึกษา (ระดับปริญญาตรี, โท, เอก ) เพื่อมานำมารวมกัน (ข้อมูล 3 ปีย้อนหลังระหว่าง ปี 55-57) เพื่อนำมากำหนดสูตรในการคิดสูตร ทั้งนี้จะมีการทำจดหมายแจ้งขอข้อมูลจากห้องสมุดแต่ละแห่งต่อไป
4.2 การจัดเก็บและให้บริการวารสารฉบับล่วงเวลาของห้องสมุดในสังกัดหอสมุดฯ
– ที่ประชุมแจ้งว่า ห้องสมุดโภชนาการกำลังปรับภูมิทัศน์เพื่อเพิ่มพื้นที่ห้องสมุด โดยประธานประชุมได้เสนอว่า วารสารที่เป็น Core จะทำการเก็บไว้ที่คณะ ส่วนที่ไม่ใช่จะให้นำมาเก็บรวมไว้ที่ส่วนกลางและให้หอสมุดฯ ทำการเย็บเล่ม เพื่อประหยัดงบประมาณ ทั้งนี้ทางประธานจะมีการแจ้งให้ทราบในการประชุมอีกต่อไป
5. เรื่องอื่นๆ
– แจ้งจากงานวิเคราะห์ฯ ว่า ที่ห้องสมุดคณะเทคนิคการแพทย์ ได้มีการวิเคราะห์สิ่งพิมพ์ที่มีจำนวนหน้าไม่ถึง 20 หน้า ทั้งนี้งานวิเคราะห์ฯ จึงได้เสนอว่า สิ่งพิมพ์ที่จะดำเนินการวิเคราะห์ฯ นั่นต้องมีจำนวนหน้าไม่ ต่ำกว่า 20 หน้า จึงจะนำเข้าระบบ หากไม่ใช่วารสารของคณะตนเองให้ส่งมาให้ที่ส่วนกลางดำเนินการต่อไป
– การวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ให้ใส่หัวเรื่องภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่เทียบเคียงกัน เพราะจะมีผลต่อระบบฐานข้อมูล OCLC ส่วนหัวเรื่องที่ไม่มีในคู่มือ ให้ใส่ใน tag 653 เท่านั้น
– กำหนดการประชุมคณะทำงานพัฒนางานเทคนิคห้องสมุดครั้งที่ 4 /2557 ครั้งต่อไป คือ วันพุธที่ 5 พฤศจิกายน 2557 เวลา 13.30 น.
ประโยชน์ที่ได้รับจากการประชุม
1) ได้ทราบความคืบหน้าและข่าวสารในส่วนงานเทคนิคห้องสมุดห้องสมุดมหาวิทยาลัยมหิดลว่ามีการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงแก้ไขส่วนใด รวมถึงเรื่องราวอันมีส่วนและมีผลต่องานห้องสมุดของตนเอง เพื่อนำมาแก้ไขและปรับปรุงเพิ่มเติม และดำเนินการตามนโยบายของหอสมุดฯ ต่อไป
2) ได้ปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยน พูดคุยถึงปัญหาในงานที่พบกับบุคลากรห้องสมุดจากวิทยาเขตอื่น เพื่อได้รับแนวทางแก้ไข และให้คำปรึกษาที่สามารถนำมาปรับใช้กับงานของตนเองได้ต่อไป
