สรุปการอบรมบรรยายเรื่อง
“การตรวจสอบคุณภาพระเบียนบรรณานุกรมด้วยโปรแกรม MARC Analyzer”
วันอังคารที่ 26 กุมภาพันธ์ 2557 เวลา 9.00-12.00 น.
ณ ห้องประชุมชั้น 2 อาคารหอสมุดและคลังความรู้ฯ มหาวิทยาลัยมหิดล (ศาลายา)
วิทยากรบรรยาย : ดร.ศิวนาถ นันทพิชัย และนางสาวพรพิมล วัชรกุล
หน่วยวิจัยนวัตกรรมด้านสารสนเทศ สำนักวิชาสารสนเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์
ผู้เข้าร่วมการอบรม นางสาวณิชดาภา อัจฉริยสุชา
ข้าพเจ้าได้มีโอกาสเข้าร่วมอบรมฟังบรรยายเรื่อง “การตรวจสอบคุณภาพระเบียนบรรณานุกรมด้วยโปรแกรม MARC Analyzer” ซึ่งการอบรมเป็นเพียงการบรรยายยังไม่มีภาคปฏิบัติ พร้อมให้แสดงความคิดเห็นระหว่างบุคลากรได้ ดังนั้นข้าพเจ้าจึงขอสรุปให้ผู้อ่านได้ทราบถึงแนวคิดและหลักการคร่าวๆ ของโปรแกรมดังกล่าว ดังนี้
การบรรยายเรื่อง “การตรวจสอบคุณภาพระเบียนบรรณานุกรมด้วยโปรแกรม MARC Analyzer”
1. ความเป็นมาของโครงการพัฒนาโปรแกรมบริหารจัดการฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม
http://uc.thailis.or.th/main/index.aspx
โครงการพัฒนาโปรแกรมบริหารจัดการฐานข้อมูลสหบรรณานุกรมเป็นความร่วมมือระหว่างสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา และสำนักวิชาสารสนเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ โดยมีเป้าหมายเพื่อพัฒนาโปรแกรมที่สนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับเลขมาตรฐานสากลของหนังสือ (International Standard for Book Number) การจัดทำรายการสิ่งพิมพ์สำเร็จรูป (Catalog in Publication) การจัดการระเบียนบรรณานุกรม (Bibliographic Records) การควบคุมระเบียนรายการหลักฐาน (Authority Records) และการใช้รายการร่วมกัน (Share Cataloging) บนพื้นฐานของมาตรฐานสากลของการควบคุม
รายการบรรณานุกรม (Bibliographic Control) ซึ่งฐานข้อมูลสหบรรณานุกรมประกอบด้วย
1) ระเบียนบรรณานุกรมหนังสือ
2) ระเบียนบรรณานุกรมวารสารและรายการ Holding
3) ระเบียนบรรณานุกรมควบคุมรายการหลักฐาน (Authority Control)
ปัจจุบันยังมีการจัดทำ โครงการสหบรรณานุกรมของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาไทย (Union Catalog of Thai Academic Libraries : UCTAL) เกิดจากความร่วมมือของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาของประเทศไทยจำนวน 24 แห่ง ซึ่งมีข้อมูลระเบียนบรรณานุกรมให้บริการประมาณ 750,000 รายการ
2. โปรแกรมบริหารจัดการฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม
ประกอบด้วย 2 โปรแกรม คือ
2.1 โปรแกรม MARC Analyzer
2.2 โปรแกรม UC Connexion Client
2.1 โปรแกรม MARC Analyzer
โปรแกรม MARC Analyzer เป็นโปรแกรมตรวจสอบความถูกต้องของระเบียนรายการบรรณานุกรม และบริหารจัดการฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม หรือเพื่อให้รายการบรรณานุกรมมีความถูกต้องและมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
1) ลักษณะของโปรแกรม MARC Analyzer
– อยู่ในรูปแบบ ISO 2709 (UTF-8)
– ใช้โครงสร้างระเบียนตามมาตรฐาน MARC 21 ในการควบคุมรายการ (Bibliographic Control)
– ใช้ระดับลงรายการตามความจำเป็นพื้นฐาน (Minimal Level)
2) เงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล
กำหนดเงื่อนไขของการตรวจสอบ (Syntax) เพื่อตรวจสอบโครงสร้างระเบียนและ
ความซ้ำซ้อนของระเบียน ซึ่งระดับของการตรวจสอบมี 3 ระดับ ดังนี้
National level การตรวจสอบตามมาตรฐานสากลที่ MARC กำหนด
Minimal Level การเลือกตรวจสอบเฉพาะตามที่จำเป็นของระเบียน
UC Level การตรวจสอบในระดับสถาบัน
ซึ่งเงื่อนไขของการตรวจสอบข้อมูล จะมีการตรวจสอบตามเขตข้อมูลใน MARC และตรวจสอบความซ้ำซ้อนของระเบียน เช่น
การตรวจสอบนี้จะช่วยให้เกิดความถูกต้อง ไม่ให้เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และการเพิ่ม Holding สามารถทำได้ง่ายมากขึ้น
3) เงื่อนไขการเช็คซ้าในไฟล์ข้อมูล
4) การใช้โปรแกรม MARC Analyzer
– ใช้สำหรับการตรวจสอบข้อมูลก่อนนำเข้าฐานข้อมูลสหบรรณานุกรม
– ตรวจสอบความถูกต้องในการลงรายการของระเบียน
– ตรวจสอบความซ้ำซ้อนใน File
– แก้ไขระเบียนที่มีความผิดพลาด
– นำข้อมูล MARC ที่แก้ไขออกเป็นไฟล์เพื่อนำไปใช้งาน และสามารถรายงานการตรวจสอบระเบียนได้
ทั้งนี้โปรแกรม MARC Analyzer ได้มีการนำมาทดลองใช้ โดยการนำระเบียนบรรณานุกรมมาทดสอบทั้งหมด 653,334 ระเบียน จาก 7 ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา ที่มีการตรวจสอบทั้งในระดับ National level และ Minimal Level โดยสถาบันแต่ละแห่งได้รับ Program UC client ซึ่งมีการแจก User password เพื่อให้สามารถเข้าถึงระบบ
2.2 โปรแกรม UC Connexion Client
โปรแกรมนี้ใช้สำหรับการตรวจสอบนำเข้าและแบ่งปันข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้องในการตรวจสอบความซ้ำซ้อนใน File นำเข้าระเบียนและตรวจสอบความซ้ำซ้อนของระเบียนในฐานข้อมูลสหบรรณานุกรมให้อัตโนมัติ และเชื่อมโยงระเบียนกับรายการระเบียนควบคุมรายการหลักฐาน (Authority Data) ให้อัตโนมัติ
โปรแกรมยังใช้สำหรับจัดการระบบโดยรวม ซึ่งรองรับการทำงานที่สำคัญได้แก่
1) เพิ่ม แก้ไข ข้อมูลห้องสมุดสมาชิก การให้สิทธิ์ในการเข้าใช้ระบบแก่ห้องสมุดสมาชิก
2) เพิ่ม แก้ไข ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานเบื้องต้นของฐานข้อมูล
3) เพิ่ม แก้ไข เขตข้อมูลที่กำหนดใช้ในระบบ และการตรวจสอบและจัดทำระเบียนควบคุม
รายการหลักฐาน (Authority Data)
3. ตัวอย่างการใช้งานโปรแกรม MARC Analyzer
1) เมื่อเข้าใช้โปรแกรม ฟังก์ชั่นใช้งานในเมนูประกอบด้วย
Record statistic
Analyze
Upload
Basic catalog
Delete
Setting
2) Browse ไฟล์ Export จาก โปรแกรมไฟล์ MARC ISO ที่ได้จาก Database Union catalog (ต้องเป็นไฟล์ที่ได้รับการแปลงเป็นนามสกุล UTF-8 ก่อนจึงจะนำเข้าไปตรวจสอบได้)
3) เลือกไฟล์ได้มากกว่า 1 ไฟล์ ที่จะนำมาตรวสอบ และกดที่ Analyze จากนั้นโปรแกรมจะทำการสแกนระเบียนบรรณานุกรม และแสดงรายละเอียดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นภายในระเบียนเพื่อให้แก้ไข
ตัวอย่างระเบียนที่แจ้งความผิดพลาดที่เกิดขึ้น
3) หลังจากแก้ไขระเบียนแล้ว ให้นำไฟล์เข้าระบบอีกครั้ง และกด autofix โปรแกรมจะทำการแจ้งระเบียนที่ถูกต้องซึ่งได้รับการแก้ไขแล้ว ทั้งนี้หากทำการสแกนแล้วไม่ถูกต้อง ผู้ใช้สามารถกด manual fix เพื่อดูว่าส่วนใดไม่ถูกต้อง และสามารถเพิ่มเติมข้อมูลส่วนใดได้อีกบ้าง จากนั้นจะมีการแจ้ง status หลังระเบียนที่ได้รับการแก้ไขและสแกนแล้วนั้น เป็น A (Autofix) / M (Manual fix) ซึ่งข้อมูลที่แก้ภายหลังจะนำไปใช้ประโยชน์ได้
4) หลังจากนั้นก็เลือกรายการที่แก้ไขแล้ว และ Export รายการออกมา และรายงานผลเป็น html ว่าระเบียนใดผิด ชื่อเรื่องใดไม่ถูกต้อง เป็นต้น
4. ประโยชน์ของโปรแกรม MARC Analyzer
1) ช่วยทำให้ระเบียนบรรณานุกรมมีข้อมูลที่ถูกต้องมากขึ้น
2) ช่วยลดความซ้ำซ้อนของระเบียนบรรณานุกรม
3) ช่วยเป็นแนวทางแก้ไข และทำให้ทราบข้อผิดพลาดของข้อมูลระเบียนบรรณานุกรมได้
ทั้งนี้ในการบรรยาย วิทยากรแจ้งมาว่า ยังมีข้อตกลงในเครือข่ายห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา ก่อนการนำข้อมูลบรรณานุกรมเข้าฐานข้อมูลสหบรรณานุกรมของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาไทยนั้น ให้ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาแต่ละแห่งหากมีการใช้โปรแกรมต่อไปให้ทำการ Analyzer โดยนำ File ออกมาก่อนแล้วจึงทำการ Analyze ก่อนทำการ Upload เข้าฐานข้อมูลสหบรรณานุกรมของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาไทย เพื่อให้เกิดความถูกต้องและเป็นมาตรฐานของระเบียนบรรณานุกรมที่สมบูรณ์ต่อไป อีกทั้ง ข้อดีของโปรแกรมนี้ ยังสามารถเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษานั้น ๆ โดยตรง ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้และบรรณารักษ์อีกด้วย
ตัวอย่างสหบรรณานุกรมของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา พร้อมแจ้งรายชื่อห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาที่มีทรัพยากรรายการนั้น ซึ่งมีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลห้องสมุดอุดมศึกษาแต่ละแห่งไว้
ตัวอย่างสหบรรณานุกรมของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา พร้อมแจ้งรายชื่อห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาที่มีทรัพยากรรายการนั้น ซึ่งมีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลห้องสมุดอุดมศึกษาแต่ละแห่งไว้
ตัวอย่างฐานข้อมูลของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษานั้นๆ ที่มีการ Link จากฐานข้อมูลสหบรรณานุกรมของห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาไทย
ที่มาของข้อมูลบางส่วน : เอกสารการทำงานร่วมกันบนเครือข่ายห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาไทย http://www.uni.net.th/register_system/wunca/DocSys/upload/16/011_MARC%20Analyzer.pdf
ความคิดเห็นของผู้เข้าอบรม
จากการอบรม ผู้เข้าอบรมเห็นว่า โปรแกรม MARC Analyzer เป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกต่อบรรณารักษ์หรือผู้พิมพ์ข้อมูลเข้าระบบ นำมาใช้กับงานวิเคราะห์ทรัพยากรสารนิเทศได้จริง สามารถตรวจสอบความถูกต้องในการลงรายการแต่ละ Tag ของระเบียนบรรณานุกรมได้ หากไม่แน่ใจว่าข้อมูลการลงรายการในแต่ละระเบียนมีความครบถ้วนสมบูรณ์หรือไม่ และยังช่วยตรวจสอบการลงรายการทางบรรณานุกรมให้ความถูกต้องมากยิ่งขึ้น อันจะช่วยให้เป็นมาตรฐานเดียวกันและเป็นสากลอีกด้วย
ประโยชน์ที่ได้จากการเข้าอบรม
1) ได้รับความรู้เกี่ยวกับการใช้โปรแกรมตรวจสอบบรรณานุกรม MARC Analyzer รวมถึงหลักเกณฑ์มาตรฐานการลงรายการตามหลักสากล MARC 21
2) สามารถนำความรู้ที่ได้มาใช้ในการปฏิบัติงานเทคนิคห้องสมุดในส่วนงานวิเคราะห์ทรัพยากรสารนิเทศ
ผู้เข้าร่วมการอบรม
นางสาวณิชดาภา อัจฉริยสุชา
