การเขียนจดหมายราชการ

3 มี.ค. 2558 เวลา 9.00-16.00 น. K102 คณะวิทยาศาสตร์ ม.มหิดล

วิทยากร โดย

นางกฤตยา จันทรเกษ   ผู้อำนวยการส่วนระเบียบกลาง , นางสาวสุพิชฌาย์ กลิ่นหอม นิติกรชำนาญการ สำนักกฎหมายและระเบียบกลาง สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี

ผู้เข้าร่วมสัมมนา

วรัษยา สุนทรศารทูล

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการได้แก่

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึง
3. บุคคลภายนอก
4. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ
6. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
7. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

 

ชนิดและแบบของหนังสือราชการ

1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

 

เอกสารราชการแบ่งชั้นความลับเป็น 3 ชั้น ได้แก่

1. ลับที่สุด (TOP SECRET) หากเปิดเผยทั้งหมดหรือบางส่วน หรือรั่วไหลจะก่อให้เกิดความเสียหายต่อรัฐอย่างร้ายแรงที่สุด
2. ลับมาก (SECRET) หากเปิดเผยทั้งหมดหรือบางส่วน หรือรั่วไหลจะก่อให้เกิดความเสียหายต่อรัฐอย่างร้ายแรง
3. ลับ (CONFIDENTIAL) หากเปิดเผยทั้งหมดหรือบางส่วน หรือรั่วไหลจะก่อให้เกิดความเสียหายต่อรัฐ

เอกสารราชการแบ่งชั้นความเร็วเป็น 3 ชั้น ได้แก่

1. ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือ
2. ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
3. ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติ เท่าที่จะทำได้

 

หลักการเขียน “ชื่อเรื่อง”

1. ย่อให้สั้นที่สุด
2. ควรเขียนให้เป็นประโยค หรือวลี
3. พอให้รู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร
4. แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้
5. เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย

หมายเหตุ     ถ้าขึ้นต้นด้วยคำกริยา จะชัดเจนดี

หลักการเขียน “อ้างถึง”

1. ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อนแล้วทุกครั้ง โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปีพุทธศักราช ของหนังสือนั้น
2. ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่เคยติดต่อกันเพียงฉบับเดียว  เว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา

หลักการเขียน “สิ่งที่ส่งมาด้วย”

1. ให้เขียนชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น
2. ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด

หลักการเขียนหัวเรื่อง “หนังสือภายใน”

1. ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจน และเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
2. ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อความ

หลักการเขียน “เนื้อหา”

โดยปกติ ประกอบด้วยเนื้อหา 3 ส่วน

1. 1.       ส่วนเหตุ

คือ ข้อความที่ผู้เขียนแจ้งไปยังผู้รับหนังสือเพื่อเป็นการบอกกล่าวเล่าเหตุว่า เหตุใดจึงมีหนังสือไป โดยย่อหน้าแรกของส่วนเหตุจะใช้ระยะห่างระหว่างบรรทัดเท่ากับระยะปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์  (1 Enter + Before 6 pt)

1.1.    การเริ่มเรื่องใหม่กรณีที่ยังไม่เคยติดต่อกันมาก่อน มักใช้คำว่า
“ด้วย” ควรใช้เป็นการบอกกล่าวเล่าเหตุหรือ เกริ่นขึ้นมาลอย ๆ
“เนื่องด้วย” ควรใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป
“เนื่องจาก” หรือ “โดยที่”

1.2.     การอ้างเรื่องเดิมกรณีที่เคยติดต่อกันมาก่อน มักใช้คำว่า

“ตาม” จะต่อด้วยคำนาม
“ตามที่” จะต่อด้วยประโยค

แล้วตามด้วยข้อความซึ่งสรุปใจความสำคัญของเรื่องที่เคยติดต่อกันโดยย่อ หรืออาจจะเป็นชื่อเรื่องของเรื่องที่เคยติดต่อกัน แล้วลงท้ายด้วยคำว่า “นั้น”

• หากเรื่องเดิมมีรายละเอียดไม่มากนัก ควรเขียนคำว่า “นั้น”
• หากเรื่องเดิมมีรายละเอียดค่อนข้างมาก แต่ได้สรุปใจความสำคัญของเรื่องที่เคยติดต่อกันโดยย่อ ควรเขียนคำว่า  “ความละเอียดแจ้งแล้ว..นั้น”

2. ส่วนผลหรือความประสงค์

คือ ข้อความที่ผู้เขียนแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหนังสือ เพื่อให้ทำอะไร หรือทำอย่างไรโดยย่อหน้าแรกของส่วนความประสงค์จะใช้ระยะห่างระหว่างบรรทัดเท่ากับระยะปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์  (1 Enter + Before 6 pt) มักใช้คำว่า

ใคร่      อยาก ต้องการ ปรารถนา ใช้เป็นคำช่วยกริยาแสดงการขอร้องอย่างสุภาพ
ประสงค์ ต้องการ อยากได้  มุ่งหมาย  มุ่ง

3. ส่วนสรุปความ

คือ ข้อความที่ผู้เขียนสรุปใจความของเนื้อเรื่อง เพื่อเป็นการย้ำความประสงค์ให้ผู้รับหนังสือทราบ  โดยย่อหน้าของส่วนสรุปความจะใช้ระยะห่างระหว่างบรรทัดเท่ากับระยะปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์  (1 Enter + Before 6 pt)

• ให้เขียนแสดงจุดมุ่งหมายโดยสรุปว่าต้องการให้ผู้รับหนังสือทำอะไรหรือทำอย่างไร
• มักขึ้นต้นด้วยคำว่า “จึง” แล้วต่อด้วยวัตถุประสงค์ที่ต้องการ  ให้ผู้รับหนังสือทำอะไร หรือทำอย่างไร เช่น
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติต่อไป
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา  หากเห็นชอบ ขอได้กรุณาลงนามในหนังสือถึง …. ตามที่เสนอมาพร้อมนี้
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการต่อไป
• จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้องต่อไปด้วย จักขอบคุณมาก

 

หลักการเว้นวรรค

1. การเว้นวรรคโดยทั่วไปเว้น 2 จังหวะเคาะ
2. การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่อง ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
3. การเว้นวรรคในเนื้อหา

• เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกัน ให้เว้น 1 จังหวะเคาะ
• เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาต่างกัน ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ

 

ตัวอย่างการตั้งค่าและตำแหน่งต่างๆ ของหนังสือภายนอก

 

ตัวอย่างการตั้งค่าและตำแหน่งต่างๆ ของบันทึกข้อความ

ตัวอย่างการตั้งค่าและตำแหน่งต่างๆ ของซองจดหมาย